فيما يلي القالب (محتويات وثيقة الإجراء) الذي يستخدم عند إنشاءإجراءات التشغيل القياسية: لإنشاء إجراء تشغيل قياسي، يمكنك استخدام القالب التالي وتعبئته حسب الشرح المرفق:

الرجاء إدخال اسم الإجراء الذي ترغب بإنشائه. مثال: “إضافة طالب”.

أدخل رقماً يميز الإجراء. مثال: SOP 001

أدخل رقم الإصدار ( رقم نسخة الاصدار ) على سبيل المثال النسخة رقم: (١) ويعدل هذا الرقم بتعديل النسخة.

أدخل تاريخ إصدار النسخة.

هنا يمكنك الإشارة إلى حالة الإجراء على سبيل المثال: المسودة جاهزة أو في طور الإعداد أو الإجراء جاهز للاستخدام.

أكتب وصفا موجزا للغرض من إنشاء الإجراء(SOP)، ما الحاجة لإنشاء هذا الإجراء؟؟ و يجب أن تحدد و تعرّف أية لوائح أو تعليمات مشار إليها في قسم “الغرض”. وتحديدالمصدر الذي أخذت منه هذه اللوائح في قسم المراجع بدلا من الاقتباسات المباشرة.

أن تحدد المناطق والسياق الذي تغطيها هذه الإجراءات.

ينبغي شرح المصطلحات والاختصارات عند ورودها في الإجراء، وينبغي أن تدرج على قائمة المصطلحات والتعريفات المستخدمة في الإجراء.

موجز للأدوار المدرجة في الإجراء، ومسؤوليات كل صاحب دور في الإجراءات التفصيلية في (SOP). وتفاصيل المسؤوليات يجب أن تكون بوضع قائمة مختصرة من المهام الرئيسية التي يؤدونها على سبيل المثال.

وهذا القسم هو النص الرئيسي لل(SOP).وتبين الإجراءات التفصيلية للقيام بهذه المهمة. و من المهم أن يكون هناك ما يكفي من التفاصيل التي المعبر عنها بوضوح، لتمكين شخص مدرب من تنفيذ الإجراء دون إشراف. وأيضا وجود تفاصيل كافية لتمكين شخص مدرب على استخدام الوثيقة لتدريب الآخرين لأداء هذه المهمة.

استخدام الرسوم البيانيةوالمخططات قد يكون مفيدا، خصوصا في الإجراءات المعقدة.